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Diese vollständige, rechtssichere Datenschutzerklärung zeigt, wie einfach Sie Ihre DSGVO-Informationspflichten erfüllen können. Für nur 399 EUR erhalten Sie eine individuell auf Ihre Hausverwaltung angepasste Lösung – einfach in die E-Mail-Signatur einfügen und fertig!
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
Ab dem 25.05.2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (folgend DSGVO). Ziel der DSGVO ist der Schutz personenbezogener Daten (folgend Daten) natürlicher Personen (folgend Betroffener oder betroffene Person).
Die DSGVO schreibt unter anderem vor, dass der Verantwortliche den Betroffenen informiert, wenn der Verantwortliche Daten des Betroffenen erhebt (wenn er die Daten direkt vom Betroffenen oder von einem Dritten erhält). Gleichzeitig soll der Verantwortliche angeben, z.B. welche Daten und zu welchem Zweck er diese verarbeitet.
Wir haben unsere Datenverarbeitung in Prozesse untergliedert und die jeweilige Datenverarbeitung pro Prozess beschrieben. Der Grund für diese Vorgehensweise ist folgender: pro Prozess verarbeiten wir z.B. unterschiedliche Daten, geben diese Daten an unterschiedliche Personen weiter und löschen die Daten zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wir bitten Sie, unsere Datenverarbeitung dem jeweiligen Prozess zu entnehmen.
Gleichfalls informieren wir Sie über Ihre Rechte.
| juristische Person | Mustermann Hausverwaltung GmbH |
| gesetzlicher Vertreter (z.B. Vorstand/Geschäftsführer) | Max Mustermann |
| Straße | Immobilienstr. |
| Hausnummer | 100 |
| Postleitzahl | 12345 |
| Ort | Verwalterhausen |
| Telefon | 0123456789 |
| E-Mail-Adresse | info@mustermann.de |
| Website | www.mustermann.de |
Wenn es gemeinsame Verantwortliche gibt, müssen in einer gesonderten Vereinbarung die Pflichten gemäß DSGVO bestimmt werden. Kontaktdaten des weiteren Verantwortlichen ergeben sich aus dem Vertrag.
| vorhanden | ja |
| extern | ja |
| juristische Person | GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH |
| gesetzlicher Vertreter (z.B. Vorstand/Geschäftsführer) | Steffen Groß |
| Straße | Storkower Straße |
| Hausnummer | 101B |
| Postleitzahl | 10407 |
| Ort | Berlin |
| Telefon | +49 30 41993966-0 |
| E-Mail-Adresse | kanzlei@gross.team |
| Website | www.gross.team |
Die besuchte Website verwendet so genannte „Cookies". Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Besuchers gespeichert werden. Diese Textdateien richten auf dem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf dem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende des Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf dem Endgerät gespeichert und können vom Besucher gelöscht werden (manuell oder automatisch). Allgemein können Cookies dazu dienen, bestimmte Funktionen auf der Website zu ermöglichen oder zu steuern. Weitere Informationen: https://de.wikipedia.org/wiki/HTTP-Cookie
Auf unserer Website können Dienste und Funktionen von Dritten in Form von externen Verlinkungen eingebunden werden. Diese Verlinkungen sind gekennzeichnet. Wenn Nutzer auf die Links klicken und diese Angebote nutzen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), verlassen Sie unsere Website und werden auf die Website des jeweiligen Dritten, der unter Umständen eigene Cookies und Tracking Technologien einsetzt, weitergeleitet. Diese Dritten verarbeiten die Daten als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen und Cookie Hinweisen des jeweiligen Dritten.
Konkrete Löschfristen ergeben sich aus den nachfolgenden Ausführungen zu jedem einzelnen Prozess. Unabhängig davon gilt grundsätzlich folgendes.
Die Löschung erfolgt unverzüglich, wenn der Betroffene seine Einwilligung widerruft ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Der Widerruf kann sich lediglich auf die Daten beziehen, für die Einwilligung erforderlich ist.
Die Löschung erfolgt unverzüglich in folgenden Fällen: Der Betroffene legt Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor; die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet; die Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach EU-Recht oder Recht des Verantwortlichen erforderlich; die Daten wurden gemäß Art. 8 Absatz 1 DSGVO erhoben.
Eine Löschung erfolgt nicht, sofern die Verarbeitung zur Erfüllung einer anderen rechtlichen Verpflichtung oder für die Erfüllung eines Vertrages oder wenn die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Für einen Vertragsabschluss sind diese Daten erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Wenn Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, können die in dieser Erklärung genannten Zwecke der Datenverarbeitung nicht erreicht werden.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an den oben genannten Verantwortlichen.
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
| Empfänger im Ausland | |
| Übermittlung an Empfänger in Drittland erfolgt nicht | ja |
| Übermittlung von personenbezogenen Daten | |
| an Drittland erfolgt nicht | ja |
Website-Betrieb
zuverlässiger Betrieb und Optimierung des Internetauftritts
Zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
zuverlässiger Betrieb und Optimierung des Internetauftritts
Besucher der Website
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
Daten, die für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, werden gelöscht: nach Zweckerreichung; längstenfalls nach 10 Tagen, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.
Kontaktformular
Vertragsanbahnung
Daten sind für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Beantwortung von Anfragen
Besucher der Website
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach 3 Jahren (zum Jahresende), sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.
SEPA-Lastschriftmandat
Einzug fälliger Beträge
Daten sind für die Vertragsdurchführung erforderlich
Zahlungspflichtiger
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach 6 Jahren (zum Jahresende) nach Ablauf des Lastschriftmandats, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Daten wurden direkt bei der betroffenen Person erhoben.
Überwachung der Hausordnung und Abmahnung von Störern
Vertragserfüllung
Daten sind für die Vertragsdurchführung erforderlich; Zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Einhaltung der Hausordnung
Bewohner
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach 3 Jahren zum Jahresende nach Störungsmeldung, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Erhebung über Dritte, die sich beschweren
Einsatz von Funk-Rauchwarnmeldern
Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Sicherstellung des Betriebs von Rauchwarnmeldern
Erforderlich zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Bewohner von Mietobjekten
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (typischerweise 3 Jahre nach Mietvertragsende bzw. Wartungsprotokoll), sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Automatische Übertragung von Funk-Rauchwarnmeldern an den Dienstleister, Übermittlung vom Dienstleister an den Verantwortlichen
Einsatz von funkauslesbaren Verbrauchszählern
Verbrauchserfassung und -abrechnung für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser
Erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) i.V.m. HKVO
Mieter, Eigentümer (Nutzer der Verbrauchszähler)
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach 10 Jahren zum Jahresende nach Erstellung der letzten Abrechnung, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Automatische Übertragung von funkauslesbaren Zählern an den Dienstleister, Übermittlung vom Dienstleister an den Verantwortlichen
Übermittlung von Kontaktdaten an Handwerker/Dienstleister zwecks Terminabsprache
Organisation von Reparaturen, Wartungsarbeiten oder Besichtigungsterminen
Erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Effiziente Abwicklung von Reparaturen und Dienstleistungen im Interesse der Mieter/Eigentümer
Mieter, Eigentümer, Wohnungssuchende
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach Abschluss der beauftragten Leistung und nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungsfristen (in der Regel 2-5 Jahre), sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Direkt von der betroffenen Person (z.B. bei Schadensmeldung) oder aus Bestandsdaten des Miet-/Verwaltervertrags
WEG-Buchführung
Ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft, Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen
Erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags (Verwaltervertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (WEG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wohnungseigentümer, Mieter (bei direkter Abrechnung), Gläubiger/Schuldner der WEG
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach 10 Jahren zum Jahresende nach Beendigung des Verwaltervertrags oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Geschäftsunterlagen, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Von den Eigentümern selbst, aus Kaufverträgen, Grundbuchauszügen, Mietverträgen oder Banktransaktionen
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Versand
Erstellung und Versand der jährlichen Betriebskostenabrechnung und Hausgeldabrechnung
Erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags (Mietvertrag, Verwaltervertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Betriebskostenverordnung, WEG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Mieter, Eigentümer, Vermieter
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach 10 Jahren zum Jahresende nach Erstellung der Abrechnung, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Aus Miet-/Verwalterverträgen, Verbrauchsdaten von Dienstleistern, Kostenbelege
Führung der Beschlusssammlung und Versand
Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Führung einer Beschlusssammlung und Information der Eigentümer über Beschlüsse
Erforderlich zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (WEG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wohnungseigentümer, eventuell anwesende Dritte bei Versammlungen (z.B. Rechtsanwälte)
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
Die Beschlusssammlung ist dauerhaft aufzubewahren, da sie eine wesentliche Urkundensammlung der WEG darstellt. Daten einzelner Eigentümer werden ggf. bei Verkauf der Einheit übergeben und die historischen Daten archiviert, sofern sie nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Aus Eigentümerversammlungen, Protokollen, Hausgeldabrechnungen
Mieterselbstauskunft bei Anmietwunsch
Prüfung der Eignung eines Mietinteressenten für ein Mietverhältnis
Daten sind für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Mietinteressenten
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
im Falle eines nicht zustande kommenden Mietvertrags: unverzüglich nach Ablehnung des Mietinteressenten oder spätestens 6 Monate nach Erhalt der Selbstauskunft; im Falle eines zustande kommenden Mietvertrags: die Daten werden in den Mietvertragsprozess überführt und dort gemäß dessen Löschfristen behandelt, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Direkt von der betroffenen Person (Mietinteressent)
Bewerbermanagement
Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Besetzung von offenen Stellen
Daten sind für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG
Bewerber auf offene Stellen
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
im Falle einer Absage: spätestens 6 Monate nach Mitteilung der Absage zur Wahrung des berechtigten Interesses des Verantwortlichen im Hinblick auf mögliche Klagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG); im Falle einer Einstellung: die Daten werden in die Personalakte überführt und dort gemäß dessen Löschfristen behandelt, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Direkt von der betroffenen Person (Bewerber)
Personalverwaltung
Durchführung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Erfüllung rechtlicher Pflichten
Erforderlich zur Erfüllung eines Arbeitsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG
Mitarbeiter, Praktikanten, Auszubildende
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. Lohnunterlagen 10 Jahre, Sozialversicherungsnachweise 30 Jahre), sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Direkt von der betroffenen Person (Mitarbeiter), aus Vorstellungsgesprächen, Zeugnissen, Behörden (Finanzamt, Sozialversicherung)
Weiterbildung
Organisation und Durchführung von Mitarbeiterweiterbildungen
Erforderlich zur Erfüllung eines Arbeitsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Qualifizierung und Motivation der Mitarbeiter zur Sicherstellung der Unternehmensziele
Mitarbeiter
innerhalb der Organisation
außerhalb der Organisation
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Ablauf relevanter Dokumentationspflichten (z.B. für Fördermittel oder Compliance), in der Regel 3-5 Jahre, sofern die Daten nicht einem anderen Prozess zugeordnet werden können
Direkt von der betroffenen Person (Mitarbeiter) oder aus Weiterbildungsbescheinigungen